Ventajas de las Hojas de Cálculo

Calcular, graficar, organizar datos son algunas de las actividades que hasta hace algunos años atrás tomaba más tiempo del deseado. La solución a esta dificultad fue muy eficiente, el uso de las hojas de cálculo. Gracias a esta excelente herramienta ofimática se han podido simplificar muchos procedimientos importantes en diversos contextos, como administrativos o académicos.

Ventajas de las hojas de calculo

Crear Tablas con facilidad

La hoja de cálculo es la mejor herramienta para crear tablas de todo tipo: listados de asistencia, costos, comparaciones, facturas detalladas, presupuestos amplios, listas de actividades y mucho más. Lo mejor de poder realizar las tablas en las hojas de cálculo es que ni las columnas ni tampoco las filas tienen límites; por lo que se pueden observar todos y cada uno de los datos con lujo de detalles en una misma página.

El usuario puede darle a la tabla, también a las celdas, el formato que prefiera y que le sea más útil según la finalidad de la misma.

Crear Bases de Datos

Gracias a las características de las hojas de cálculo, es posible crear bases de datos de manera muy eficiente. Una de las herramientas más útiles para este tipo de documento es la posibilidad de tener varias hojas en un solo documento. Esto amplía enormemente la posibilidad de crear y analizar datos de la base.

A través de esta herramienta es posible realizar comparación de estadísticas, por ejemplo, comparando meses del año, los años, los estudiantes, los trabajadores, los locales y mucho más. Así mismo, debido a la amplitud del número de las columnas y filas que se pueden utilizar, las hojas de cálculo es el mejor instrumento para construir bases de datos exitosamente.

Realizar Cálculos

Entre las herramientas más poderosas que presentan las hojas de cálculo, sin duda que es la posibilidad de realizar cálculos de manera automática, tomando en cuenta una gran cantidad de elementos. Esta herramienta disminuye de manera sustancial las posibilidades de tener errores en los cálculos.

Los cálculos que se pueden realizar a través de esta herramienta ofimática son muy amplios: suma, multiplicación, promedio, porcentaje, conteo, coeficiente y mucho más. Así mismo, el usuario tiene completa potestad para elegir cuáles son los datos que se incluirán en los cálculos. Esta función permite realizar una gran cantidad de acciones con gran facilidad.

Levantar Gráficos

La construcción de gráficos es una actividad que se realiza en muchos proyectos y organizaciones; sin una herramienta apropiada, este tipo de construcciones pueden llevar mucho tiempo o, por el contrario, realizarse de manera automática. Este es el caso de las hojas de cálculo; pueden realizar gráficos de manera automática, tan solo con los datos pertinentes.

Así mismo, el usuario puede elegir qué tipo de gráfico prefiere utilizar:

  • Grafico de barras
  • Grafico radial
  • Grafico circular
  • Grafico de cotizaciones
  • Grafico en 3D

Esta herramienta es perfecta para poder visualizar los datos de una manera mucho más concreta y fácil de analizar.

Ahorro de Tiempo

Gracias a todas las funciones con las que cuentan las hojas de cálculo, es posible ahorra una gran cantidad de tiempo de trabajo. Ya no será necesario invertir tiempo en sumatorias o en conteos que son importantes para llevar a conclusiones, tomar decisiones o visualizar resultados.

Tan solo con la edición de los datos y la configuración de las fórmulas o de las gráficas, es posible ahorra una gran cantidad de tiempo. Lo cual es muy destacable, pues en los contextos donde más se utilizan las hojas de cálculos se manejan gran cantidad de datos que requieren ser procesados en la menor cantidad de tiempo posible.

Personalización

Al igual que la mayoría de las herramientas ofimáticas, en las hojas de cálculo es posible tener una amplia personificación del documento: tipos de letra, tamaño de letra, diseño de tablas, fondos, bordes, inclusión de imágenes y mucho más.

A través de estas funciones, el usuario puede darles un estilo propio a los documentos, incluyendo incluso logos institucionales. Entre las personalizaciones más importantes de las hojas de cálculo destacan las opciones de los gráficos: tipos de gráficos, colores, formas, presentaciones, titulación, exportación y mucho más.

Coherencia

Las hojas de cálculo permiten darles formato a las cifras de un documento, evitando errores de coherencia. Por ejemplo, el usuario puede configurar que todas las cifras tengas dos decimales, se expresen en porcentajes, realicen redondeos en los decimales y mucho más.

Mayor Seguridad

La mayoría de los software de hojas de cálculo permite proteger de manera muy eficiente los datos incluidos en el documento. Entre las opciones de seguridad que ofrecen las hojas de cálculo, se pueden mencionar las siguientes:

  • Controlar los cambios en el documento
  • Acceso al documento a través de una clave
  • Suprimir la posibilidad de realizar cambios en documentos en versión final
  • Agregar firmas digitales para darle formalidad al documento

Referencias bibliográficas

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