Aprende las principales ventajas y desventajas de usar Word, el procesador de textos de Microsoft para crear, ver y modificar documentos. Es uno de los programas más usados del mundo gracias a su versatilidad para la creación de documentos, una de las tareas más habituales en cualquier computadora. Hoy se ofrece principalmente dentro de la suscripción Microsoft 365, como compra única (Office 2024) y en una versión gratuita para el navegador.
Resumen: las mayores ventajas de Word son su facilidad de uso, sus herramientas de revisión y la compatibilidad casi universal del formato .docx; sus principales desventajas son el costo de la versión completa y lo difícil que puede ser controlar el diseño en documentos complejos.
Ventajas
Microsoft ha desarrollado esta herramienta pensando en las necesidades de los usuarios para la creación de documentos con texto predominante y con el tiempo esta aplicación ha ido evolucionando, manteniéndose como uno de los procesadores de textos más utilizados. Las ventajas más destacadas de Word son las siguientes:
Facilidad de Visualización
Este programa facilita la visualización del texto mientras se realizan los procesos de edición, creación, lectura o revisión. La porción de texto que se puede ver en la pantalla es bastante amplia y, además, es ajustable según las preferencias del usuario.
Así mismo, el usuario puede elegir entre varios tipos de vista del documento: modo lectura, diseño web, esquema, borrador e impresión; el más recomendable para tener una idea clara de cómo se verá el documento en una impresión.
Diversidad de Objetos para Insertar
Si bien es cierto que en el documento de Word predomina el texto, es posible insertar una gran variedad de objetos de gran utilidad: gráficos, imágenes, formas, portadas, cuadros de texto, comentarios, tablas, símbolos, hipervínculos y mucho más.
Word también permite insertar videos en línea que se pueden ver directamente desde el documento, además de iconos, modelos 3D y ecuaciones.
Instrumentos Sencillos para Agregar Textos
Una de las ventajas más importantes de Word es la posibilidad de copiar, cortar y pegar texto de cualquier extensión de manera bastante simple. Estos textos se pueden pegar en el documento de word desde otro documento, desde el navegador o desde muchas otras fuentes.
Gracias a esta posibilidad, es posible ahorrar una gran cantidad de tiempo; pues no resulta necesario transcribir la información que ya se encuentra en formato digital.
Alta Personalización
Todo el texto y la mayoría de los elementos que se han insertado en el documento pueden ser personalizables. Algunas de las opciones de personalización son las siguientes:
- Color del texto
- Tamaño del texto
- Fuentes del texto
- Marcas de agua del documento
- Tamaño de las imágenes
- Color y forma de las tablas
- Estilos, bordes, efectos y más de las imágenes
- Color y diseño de las formas
Corrector
Mientras el usuario crea y edita el texto, estará orientado por la corrección del texto. Algunas correcciones simples se realizan de manera automática, como lo son las tildes. Otras correcciones se realizan a través de marcas: las rojas representan posibles fallas ortográficas, mientras que las azules representan falla de morfosintaxis.
Gracias a esta función, el usuario podrá obtener mejores resultados en sus documentos, con menos posibilidades de cometer errores.
Trabajo en la Nube y Colaboración
Si guardas tus documentos en OneDrive, puedes abrirlos desde cualquier dispositivo, compartirlos con un enlace y editarlos al mismo tiempo con otras personas. El autoguardado evita perder cambios y el historial de versiones permite recuperar una versión anterior. Además, desde el propio documento se pueden insertar imágenes de stock e iconos sin salir de Word.
Esto facilita la consulta y enriquece en gran medida los documentos que esté construyendo el usuario, con eficacia. Esta opción permite que el usuario ahorre y gane bastante tiempo durante la creación de su documento.
Diversidad de Herramientas para Revisión
Siendo Word uno de los procesadores de textos más utilizados y a su vez la modalidad virtual la más utilizada en la actualidad para recibir documentos, esta aplicación permite realizar revisiones de textos de manera bastante amplia. Algunas herramientas con las que cuentan los usuarios para la revisión de los documentos son:
- Comentarios
- Control de cambios
- Ortografía
- Comparar
Así mismo, quien ha recibido las correcciones tiene sus propias opciones para aceptarlas y observarlas en detalle.
Desventajas
Como todas las herramientas, Word es una aplicación que se puede definir como perfectible. Algunos elementos que se pueden mejorar de este programa son los siguientes:
Diagramación
Cuando se tiene un texto formado y se modifican los márgenes o se agregan algunos elementos como imágenes y gráficos, el texto se ve modificado dramáticamente. En muchas oportunidades, volver a darle integridad al texto resulta bastante complicado y se lleva más tiempo del deseado. Así mismo sucede con la modificación de la sangría.
Diccionario Limitado
Si bien es cierto que el diccionario de esta aplicación es bastante útil para usuarios que utilicen la herramienta para la creación de textos básicos, no es tan favorable para usuarios que requieren de la elaboración de textos más especializados.
Debido a esta limitante, muchas veces los usuarios se pueden ver obligados a tomarse un tiempo para agregar los términos que no se encuentren en el diccionario para evitar que la herramienta de revisión de ortografía de la aplicación la marque como una falla.
Funciones de Inteligencia Artificial con Costo Adicional
Word ya incluye predicción de texto y un corrector avanzado (Microsoft Editor), pero las funciones de inteligencia artificial más potentes, como Copilot para redactar, resumir o reescribir, dependen del tipo de suscripción y del país, y en algunos planes tienen límites de uso. Otros editores gratuitos ya integran funciones similares sin costo.
Fuentes de Letra Limitadas
En los inicios de esta aplicación, se podía considerar que contaba con una gran cantidad de fuentes. Sin embargo, con la evolución de la tecnología y la aparición de nuevas herramientas, las opciones de fuentes se han quedado un poco limitadas.
A pesar de que las fuentes parecen ser numerosas, las que son factibles para uso son realmente bastante limitadas, pues una gran cantidad de ellas no son completamente legibles.
Formato de las Sangrías
Los formatos predeterminados de sangrías son muchas veces inestables, lo que dificulta la diagramación del texto y afectan su estilo. Esto quiere decir que las sangrías tienden a desconfigurarse, incluso en un mismo documento.
Compatibilidad
Word presenta varias dificultades de compatibilidad, sobre todo con editores de textos diferentes a los desarrollados por Microsoft. Sin embargo, también se dan dificultades de compatibilidad entre diferentes versiones de Word.
Estas dificultades pueden afectar bastante la posibilidad de visualizar los documentos como fueron originalmente creados. También, se pueden presentar dificultades al abrir; incluso, es posible que no se puedan abrir estos documentos.
Costos
Para usar Word con todas sus herramientas hay que pagar una suscripción a Microsoft 365 (mensual o anual) o comprar una licencia única de Office. Su costo es elevado frente a alternativas gratuitas como Google Docs o LibreOffice Writer. La versión gratuita, Word para la web, funciona desde el navegador pero tiene menos funciones que la de escritorio.
Alternativas a Word
- Google Docs: gratuito, en línea y excelente para trabajar en equipo.
- LibreOffice Writer: gratuito, de código abierto, se instala en la computadora y abre archivos .docx.
- Pages: gratuito para usuarios de Mac, iPhone y iPad.
Web oficial: Microsoft Word
Preguntas frecuentes
¿Word es gratis?
Word para la web es gratuito con una cuenta de Microsoft. La versión de escritorio completa requiere una suscripción a Microsoft 365 o una licencia de Office.
¿Cuál es la principal ventaja de Word?
Su facilidad de uso combinada con herramientas profesionales de formato y revisión, y que el formato .docx se puede abrir prácticamente en cualquier equipo.
¿Cuál es la principal desventaja de Word?
El precio de la versión completa y que, en documentos largos con muchas imágenes, el diseño puede desordenarse con facilidad.
¿Qué es mejor, Word o Google Docs?
Word tiene más herramientas de formato y funciona sin internet; Google Docs es gratuito y más cómodo para trabajar en equipo en tiempo real.